Offi­cema­na­ger KultuurLoket

Het KultuurLoket is zo spoedig mogelijk op zoek naar een 

Officemanager KultuurLoket
(24 uur per week)

Krijg je energie van overzicht, goed georganiseerde activiteiten en werkprocessen die kloppen? Als officemanager zorg je dat de organisatie en administratie rond het werk van het KultuurLoket goed lopen. Je bewaakt afspraken, brengt structuur aan en regelt wat nodig is. Zo verbind je mensen, informatie en praktische uitvoering.

Over het KultuurLoket

Het KultuurLoket is de provinciale steuninstelling voor cultuurparticipatie. We zijn er voor iedereen die cultuurbeoefening in de vrije tijd in de provincie Groningen (mogelijk) maakt.

We adviseren en ondersteunen mensen en organisaties, delen en ontwikkelen kennis, versterken netwerken en organiseren workshops, opleidingen en bijeenkomsten. Zo adviseren we bijvoorbeeld een toneelvereniging die haar jubileum groots wil vieren of een initiatiefnemer die financiering zoekt voor een cultuurproject met ouderen. We werken hierbij samen met cultuurcoaches, gemeenten, de provincie, fondsen, steuninstellingen en andere (landelijke) organisaties in cultuur, zorg en welzijn.

Het KultuurLoket is onderdeel van Tumult, waar kunst, cultuur en cultuurbeoefening samenkomen.

Wat ga je doen?

De nadruk ligt op de organisatie en administratie, het bewaken van afspraken en het overzichtelijk houden van informatie en werkprocessen.

• Je beheert de agenda van de programmamanager en de algemene mailbox, handelt praktische vragen af en zet andere vragen door naar de juiste collega.
• Je organiseert workshops, opleidingen en netwerkbijeenkomsten. Je regelt onder meer locaties, aanmeldingen, deelnemerscommunicatie, materialen en afspraken met externe partijen.
• Je verzorgt de administratie rond offertes, opdrachten, overeenkomsten, facturen en declaraties.
• Je bereidt teamvergaderingen voor, maakt notulen en bewaakt afspraken, acties, planningen en deadlines.
• Je houdt relatiegegevens, het CRM en digitale mappen actueel en verzamelt informatie voor begrotingen, projectplannen, evaluaties en rapportages. Zie je dat iets slimmer kan? Dan doe je een voorstel en help je de verbetering door te voeren.

Dit kom je brengen

Je hoeft niet alles al eens gedaan te hebben. We vinden het vooral belangrijk dat je plezier hebt in organiseren en dat jouw manier van werken bij deze functie past.

• Je houdt overzicht, brengt structuur aan en zorgt dat afspraken en werkzaamheden worden opgevolgd en afgerond.
• Je pakt nieuwe vragen zelfstandig op, zoekt uit wat nodig is en komt in actie voordat zaken blijven liggen.
• Je werkt efficiënt en zorgvuldig en communiceert vriendelijk en duidelijk.
• Je hebt ervaring met zelfstandig organisatorisch en administratief werk en werkt en denkt op mbo-plus- of hbo-niveau.
• Je werkt gemakkelijk met Microsoft 365 en maakt nieuwe digitale systemen snel eigen.
• Je hebt belangstelling voor cultuurparticipatie en voelt je thuis in een maatschappelijke organisatie.

Dit bieden we jou

Je krijgt verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden en ruimte om verbeteringen door te voeren.

• Een jaarcontract voor 24 uur per week, met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een persoonlijk opleidingsbudget en ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.
• Korting op sporten bij GYMNOW en op cursussen bij Tumult.
• Een salaris volgens cao Kunsteducatie, schaal 7 en overige uitstekende (secundaire) arbeidsvoorwaarden, zoals een pensioenregeling en reiskostenvergoeding.  Inschaling is afhankelijk van je ervaring.
• De dinsdag is een vaste werkdag, omdat we dan als team overleggen. Daarnaast bieden we flexibele werktijden en ondersteuning om een goede werk/privé balans te creëren. Denk aan ouderschapstaken, zorgtaken en/of andere persoonlijke omstandigheden. Af en toe thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, maar we werken vaker samen op kantoor om te kunnen sparren, afstemmen en elkaar inspireren.

Je team en werkplek

Je werkt in een klein team met een programmamanager, adviseurs en collega’s voor communicatie en KultuurCentrale. Jij bent binnen het KultuurLoket het vaste aanspreekpunt voor organisatie en administratie. Voor onder meer P&O en financiën werk je samen met gespecialiseerde collega’s binnen Tumult.

De sfeer is informeel en de lijnen zijn kort. Je werkt vooral vanuit het nieuwe pand van Tumult in hartje Groningen. Heel soms vinden werkzaamheden plaats in de avond of het weekend.

Samen impact maken

We willen dat iedereen zich welkom voelt om te solliciteren. We waarderen verschillende achtergronden, ervaringen en perspectieven. Wat ons verbindt, is onze inzet om cultuurbeoefening voor iedereen in Groningen mogelijk te maken.

Heb je nog niet alle genoemde werkervaring, maar herken je jezelf sterk in de manier van werken die we beschrijven? Ook dan nodigen we je van harte uit om te reageren.

Zie jij jezelf al schitteren in deze rol?

Stuur dan uiterlijk 30 september je cv en een korte motivatie naar vacatures@tumultgroningen.nl. De gesprekken vinden plaats op maandag 5 oktober. 

Heb je inhoudelijke vragen over de functie? Neem dan contact op met Mark de Vries, adviseur cultuurbeoefening, via 06 19357697. Mark is bereikbaar op maandag, dinsdag en donderdag en vrijdag tot 14.00 uur.

Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Marieke Holt, P&O-adviseur, via 06-13749155 of marieke.holt@tumultgroningen.nl.